18 Schlagwörter (Tags) verwenden

18.1 Was sind Schlagwörter (Tags)?

Schlagwörter sind vergleichbar mit Suchbegriffen, die in Suchmaschinen verwendet werden, um schneller und leichter Informationen zu finden. Gerade wenn Sie mit vielen Dateien arbeiten, können Schlagwörter Ihnen dabei helfen, die gewünschten Dateien und Ordner zu organisieren und schnell aufzufinden.

Achtung: Nutzen Sie nach Möglichkeit Schlagwörter, die bereits existieren, und bearbeiten Sie diese nicht.

Wenn Sie doch einmal ein neues Schlagwort hinzufügen müssen, beachten Sie bitte folgende Hinweise:

Verwenden Sie ein prägnantes Wort, das dem ÖGD bekannt ist.
Geben Sie nicht mehr als zwei Wörter ein, z. B. Team-Agora.
Geben Sie mindestens ein Schlagwort pro Inhalt ein.
Vermeiden Sie Rechtschreibfehler.
Sonderzeichen (!, /, &, # usw.) gehören nicht in ein Schlagwort.

18.2 Schlagwörter (Tags) über Kontextmenü vergeben

Sie können Schlagwörter aus dem Kontextmenü oder der Seitenleiste heraus zuweisen.

Öffnen Sie das Kontextmenü mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Datei bzw. den gewünschten Ordner (1/Symbol oder Datei-/Ordnername). Alternativ können Sie auch das Drei-Punkte-Menü rechts in der zugehörigen Listenzeile verwenden, hier klicken Sie mit der linken Maustaste (2). Wählen Sie den Punkt Schlagworte verwalten (3).

Schlagworte verwalten im Kontektmenü — *Schlagworte verwalten* im Kontektmenü

Ein Fenster öffnet sich. Wählen Sie das/die gewünschte(n) Schlagwort(e) durch setzen des Häkchens links (1) aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche Änderungen anwenden (2). Sie können die Liste im oberen Bereich durch Eingabe eines Suchbegriffs durchsuchen oder ein neues Schlagwort erstellen (3), beachten Sie hierzu bitte die oben genannten Hinweise.

Zusätzlich können Sie den Schlagworten Farben zuordnen. Klicken Sie dafür auf den Kreis rechts neben dem Schlagwort.

18.3 Schlagwörter über Seitenleiste vergeben

Sie haben auch die Möglichkeit Schlagwörter über die Seitenleiste zu vergeben. Diese öffnen Sie aus der Dateiliste heraus über das Drei-Punkte-Menü der entprechenden Zeile (1) oder durch Rechtsklick auf Dateiname/Symbol (2) und Klick auf den Punkt Details öffnen im Kontextmenü.

Seitenleiste geöffnet vom Drei-Punkte-Menü aus Dateiliste

Sie können die Seitenleiste auch aus einer geöffneten Datei heraus öffnen. Der Weg kann je nach Dateityp etwas unterschiedlich aussehen. Klicken auf die Teilen-Schaltfläche oben rechts, sofern vorhanden, oder auf das Drei-Punkte-Menü und Seitenleiste öffnen.

Seitenleiste öffnen vom Drei-Punkte-Menü einer Textdatei

Teilen-Schaltfläche in einer .odt-Datei mit eingeblendeter Seitenleiste — *Teilen*-Schaltfläche in einer .odt-Datei mit eingeblendeter Seitenleiste

Die Seitenleiste erscheint,wie in der oberen Abbildung zu sehen, am rechten Bildschirmrand. Öffnen Sie nun in der Seitenleiste das Drei-Punkte-Menü oben rechts (3) und wählen Sie Schlagworte. Daraufhin erscheint eine Eingabezeile zum Suchen oder erstellen von Schlagworten (4). Klicken Sie auf das gewünschte Schlagwort oder bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Klicken Sie auf das x neben dem jeweiligen Schlagwort um es wieder zu entfernen.

Eingabezeile für Schlagworte in Seitenleiste

Unter dem Seitenleisten-Reiter Aktivität (5) wird dokumentiert, wann welche Schlagwörter hinzugefügt oder entfernt wurden (6).

Der Reiter Aktivität — Der Reiter *Aktivität*

18.4 Nach Schlagwörtern filtern

Sie können Ihre Ordner und Dateien über die entsprechenden Schlagwörter (Tags) filtern. Klicken Sie dazu auf Schlagworte im Navigationsmenü auf der linken Seite.

Anstelle der regulären Dateiliste werden Ihnen nun alle Schlagwörter aufgelistet, die bisher zugewiesen wurden. Klicken Sie auf eines der Schlagwörter, um sich die Dateien und Ordner anzeigen zu lassen, die mit dem gewählten Schlagwort markiert wurden.